Organizacja szkoleń i wynajem sal konferencyjnych to wymagające zadanie. O czym pamiętać w trakcie planowania szkolenia lub biznesowego eventu? Jakie powinno być wyposażenie nowoczesnej sali konferencyjno-szkoleniowej?

Konsultacje i informacja na wagę złota

Wyszukiwanie ofert wynajmu sal szkoleniowych może być czasochłonne i frustrujące. Porównywanie cen, zakresu usług i wyposażenia obiektu to etap, na którym warto wspomóc się poradą konsultanta. Hotele z ofertą dedykowaną m.in. klientom biznesowym posiadają duże doświadczenie w organizacji szkoleń lub konferencji i znają specyfikę tego typu eventów.

Precyzyjna informacja i sprawny, szybki kontakt z doradcą ds. wynajmu powierzchni konferencyjnej to pierwsza kwestia, na którą warto zwrócić uwagę. Równie ważną jest elastyczność oferty, czyli możliwość jej dopasowania do charakteru spotkania. Organizacja konferencji dla 150 osób będzie wymagać innego zaplecza niż prezentacja produktu, kameralny pokaz czy firmowa impreza integracyjna. Fachowy doradca zrozumie potrzeby klienta, pomoże w dopasowaniu budżetu i zwróci uwagę na dodatkowe kwestie, związane z wynajmem sali np. typ oświetlenia czy wyciszenie pomieszczenia.

Organizacja konferencji – o czym należy pamiętać?

Położenie hotelu, wyposażenie sali konferencyjnej i jakość obsługi – to najważniejsze kwestie, brane pod uwagę przez organizatorów szkoleń. W trakcie porównywania ofert wynajmu sal szkoleniowych warto wziąć pod uwagę:

• położenie obiektu – czyli potencjalną wygodę dojazdu uczestników konferencji,
• powierzchnię przestrzeni konferencyjnej – w tym możliwość modułowego łączenia sal,
• kompleksowość wyposażenia – od wygodnego umeblowania po niezbędne akcesoria, czyli tablice, flipcharty, projektory i nowoczesne nagłośnienie,
• jakość zaplecza restauracyjnego – możliwość zorganizowania lunchu, przerwy kawowej lub uroczystej kolacji biznesowej,
• ofertę noclegową – dopasowaną do potrzeb zarówno małych, jak i dużych grup Gości,
• profesjonalizm obsługi – od indywidualnie dopasowanej oferty po fachową opiekę ze strony personelu.

Nie zapominajmy też o możliwości wykorzystania walorów turystyczno-wypoczynkowych danego obiektu. Warto zadbać o to, aby po intensywnym dniu szkolenia uczestnicy spotkania mieli możliwość komfortowego wypoczynku. Niektórzy będą wymagać spokojnego noclegu, inni chętnie skorzystają z sali fitness, siłowni, basenu lub sauny.

Czym charakteryzuje się profesjonalna sala konferencyjna?

Salę konferencyjną wybieramy zgodnie z charakterem danego eventu a także z uwzględnieniem konkretnych potrzeb uczestników spotkania.

Dwudniowe, specjalistyczne szkolenie dla małej grupy będzie np. wymagać kameralnej, ale dobrze zaprojektowanej przestrzeni z umeblowaniem modułowym. Firmowy pokaz dla dużej grupy – szerokiej auli z dobrym nagłośnieniem i wygodnymi krzesłami w układzie teatralnym.

Przy wyborze sali szkoleniowej zwracamy zawsze uwagę na metraż, oświetlenie pomieszczenia (w tym dostęp do światła dziennego) oraz jakość wyposażenia. W pomieszczeniu nie może zabraknąć flipchartów, rzutników multimedialnych czy wskaźników laserowych a obsługa powinna także obejmować doraźną pomoc techniczną np. w razie awarii sprzętu.

Kwestią kluczową dla uczestników konferencji będzie z pewnością sprawny dostęp do wi-fi i wygoda przemieszczania się po obiekcie (tu np. czytelne oznaczenie pomieszczeń). Duża przestrzeń parkingowa, windy, podjazdy dla osób niepełnosprawnych – to kolejne czynniki, mogące przesądzić o komforcie Gości. Warto też zadbać o dodatkowe udogodnienia – organizację uroczystej kolacji, karnety na basen czy możliwość rezerwacji transportu z pomocą pracownika recepcji.